Privacy

Privacy

Bescherming van je persoonsgegevens

Het gemeentebestuur en het Welzijnshuis van Middelkerke hechten groot belang aan de bescherming van je persoonsgegevens en je privacy. We volgen hiervoor de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (kortweg “AVG”) of General Data Protection Regulation (kortweg “GDPR”) en de nieuwe Belgische kaderwet bescherming natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (05/09/2018).

In deze privacy policy wordt meer uitleg gegeven hoe bij het gemeentebestuur en het Welzijnshuis met de persoonsgegevens van burgers, cliënten en medewerkers wordt omgesprongen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee het gemeentebestuur en het Welzijnshuis je rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren. Met je naam of rijksregisternummer weten we (rechtstreeks) wie jij bent, maar ook met de combinatie van gegevens zoals adres, nummerplaat, leeftijd en geslacht kunnen we je (onrechtstreeks) identificeren.

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op verschillende manieren aan jou kunnen koppelen, zoals je e-mailadres, je telefoonnummer en zelfs je IP-adres (internetadres van je computer).

Wat is die Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Europese Privacy verordening (25/05/2018) van kracht. Deze nieuwe Europese privacy verordening vervangt de oude privacywet en gaat nog steeds over de verwerking van persoonsgegevens.

Onder het ‘verwerken’ valt alles wat wij doen met jouw persoonsgegevens: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, verspreiden, bijwerken, wissen, enzovoort.

Wat is een verwerkingsverantwoordelijke, een verwerker en een betrokkene?

Verwerkingsverantwoordelijke

Een verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking bepaalt. Met andere woorden: de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom (het doel) er persoonsgegevens worden verwerkt en hoe (met welke middelen) dat gebeurt.

Verwerker

Waar de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt, is de verwerker een externe partij die de verwerking uitvoert. Extern betekent ook echt extern, dus dit is niet een werknemer van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker krijgt opdracht om voor het doel dat door de verwerkingsverantwoordelijke is bepaald, persoonsgegevens te verwerken.

Betrokkene

Een betrokkene is een natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt en aan wie de gegevens kunnen gelinkt worden.

Wie verwerkt je persoonsgegevens?

Het gemeentebestuur Middelkerke, Spermaliestraat 1 in 8430 Middelkerke en het Welzijnshuis, Sluisvaartstraat 17-19 in 8430 Middelkerke zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij waarom we je gegevens verwerken (het doel) en hoe dat gebeurt (met welke middelen).

Waarom verwerken we je persoonsgegevens en welke?

Algemeen doel

We verwerken je persoonsgegevens om een dienst te verlenen die je bij ons aanvraagt of als je een algemene vraag stelt. Het is ook mogelijk dat de overheid een regeling uitwerkt waarbij het gemeentebestuur of het Welzijnshuis je een voor- of nadeel toekent zonder dat je daarvoor zelf een actie onderneemt. We moeten je persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of je voor dat voordeel, zoals een premie, in aanmerking komt of dat wij je een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Met behulp van gegevensverwerkende programma’s en -methoden van het gemeentebestuur en het Welzijnshuis van Middelkerke worden inventarissen opgemaakt, beleidsmaatregelen uitgevoerd, informatie doorgegeven aan het beleid, aan de eigen diensten en andere overheden, inspectiediensten en burgers. Dit om de dienstverlening aan de burger, cliënten en medewerkers zo goed mogelijk te verzekeren.

Persoonsgegevens

Bij contact met het gemeentebestuur of het Welzijnshuis, worden verschillende persoonsgegevens over jou als burger, cliënt of als medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming verzameld.

We verwerken, naargelang de aard van de relatie met jou, de noodzakelijke persoonsgegevens. Dit zijn mogelijks de volgende gegevens:

• identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, telefoon- en gsm-nummer, e-mail;
• rijksregisternummer en identiteitskaartnummer;
• persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en –plaats, burgerlijke staat en nationaliteit;
• elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies, online avatars en gebruikersnamen, elektronische identificatie- en authenticatiegegevens (eID);
• gezinssituatie;
• medische gegevens zoals bepaalde aandoeningen, allergie;
• gegevens over leefgewoonten zoals dieet;
• financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens;
• patrimoniuminformatie (kadastergegevens) zoals eigenaarsgegevens;
• geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de AVG/GDPR en worden enkel gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn aangeboden.

Gevoelige persoonsgegevens

Wij hebben niet de intentie om bijzondere of gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit wettelijk vereist is en nadat we jouw toestemming hiervoor hebben gekregen.

Juistheid

De persoonsgegevens die wij verwerken worden regelmatig nagezien en bijgewerkt indien nodig, dit om de juistheid te verzekeren.

Gegevensbeperking

De verwerking van je persoonsgegevens wordt beperkt tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt.

Rechtsgronden voor de verwerking van je persoonsgegevens

Rechtmatige verwerking

De AVG/GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan persoonsgegevens juridisch mogen verwerkt worden. Onze 4 belangrijkste rechtsgronden zijn:

• wettelijke verplichting,
• uitvoering van een overeenkomst,
• om een taak van algemeen belang te vervullen of
• om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.

De doeleinden waarvoor het gemeentebestuur en het Welzijnshuis jouw persoonsgegevens verwerken, zijn voornamelijk verankerd in de rechtsgrond ‘wettelijke verplichting’.

Denk maar aan:

• bijhouden van bevolkingsregister;
• uitleveren van rijbewijzen, verlenen van vergunningen;
• verlenen van subsidies;
• innen van retributies, GAS-boetes;
• uitkeren leefloon, sociale huurwoning;
• ….

In volgende gevallen hebben we je toestemming niet nodig:

• voor het verwerken van je persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting of
• in uitvoering van een overeenkomst of
• voor het vrijwaren van je vitaal belang of
• voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang.

Op het moment van het verwerken van je gegevens word je wel geïnformeerd over de verwerking.

Toestemming

Indien je expliciete toestemming nodig is voor het verwerken van je persoonsgegevens, zal deze aan je worden gevraagd. Dienstverlening van het gemeentebestuur en het Welzijnshuis die bijvoorbeeld niet verankerd is in de rechtsgrond ‘wettelijke verplichting’, kan zijn:

zaalverhuur, verkoop kaarten voor evenementen;
beheer inschrijvingen voor sportkampen;
opname in woonzorgcentrum;
aanmelden voor thuiszorgdiensten;
inschrijven in een elektronische nieuwsbrief;
….

Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling naar jouw toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website moet je actief aanvinken dat je akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat je actief akkoord gaat met de verwerkingen door middel van het plaatsen van een handtekening.

Hoe worden je persoonsgegevens verzameld?

We kunnen de persoonsgegevens rechtstreeks bij jou opvragen of we kunnen je persoonsgegevens opvragen of ontvangen via andere overheidsdiensten of organisaties die er al over beschikken.

Ons bestuur is aangesloten bij de nodige machtigingen om aan gegevensdeling te mogen doen. Zo heeft het gemeentebestuur toegang tot het rijksregister en het Welzijnshuis toegang tot de kruispuntbank Sociale Zekerheid. Op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) kun je nagaan bij welke machtigingen ons bestuur is aangesloten.

Wanneer verzamelen en verwerken we jouw gegevens?

Het gemeentebestuur en het Welzijnshuis van Middelkerke verzamelen en verwerken jouw gegevens als je een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen je persoonsgegevens ook verwerken als je een algemene vraag aan ons stelt, of als we je een voor- of nadeel moeten toekennen zonder dat je daarvoor een actie onderneemt.

Formulieren, e-mails en relatiebeheer

Als je een (contact)formulier op onze website invult of als je ons een e-mail stuurt, dan zullen we de persoonsgegevens die je ons hiermee stuurt, verwerken en bewaren zoals naar de aard van het formulier of de inhoud van je e-mail noodzakelijk is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Ontvangen e-mails kunnen we daarnaast ook bewaren voor zover dit nodig is voor een goede uitvoering van onze diensten.

Als je in verband met onze werkzaamheden vrijwillig je contactgegevens aan ons geeft met de bedoeling dat we je via deze contactgegevens kunnen bereiken, kunnen we deze gegevens bewaren voor zover dat in het kader van onze activiteiten, waaronder relatiebeheer, nodig is.

Evenementen

Het gemeentebestuur en het Welzijnshuis organiseren regelmatig evenementen en activiteiten zoals Doodleuk, Sterren in het park. Om deze evenementen te kunnen organiseren hebben we jouw gegevens nodig. We gebruiken jouw persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten, meestal via jouw e-mailadres en mogelijk ook schriftelijk. Mocht je toch bezwaar hebben, dan kun je dit meedelen per mail naar DPO@middelkerke.be.

Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens?

Het gemeentebestuur en het Welzijnshuis verbinden zich ertoe om gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van jouw verwerkte persoonsgegevens te garanderen en we eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen.

Worden je persoonsgegevens meegedeeld aan anderen?

Binnen de EU

Je gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door diensten en medewerkers van het gemeentebestuur of het Welzijnshuis van Middelkerke. De personeelsleden hebben toegang tot je persoonsgegevens, voor zover zij dit nodig hebben in de uitvoering van hun taken en verplichtingen. Alle medewerkers zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de gegevens.

We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. Het doorgeven van je persoonsgegevens doen we alleen als dit noodzakelijk is voor de goede dienstverlening of als je ons op voorhand toestemming verleent. Deze toestemming kan steeds ingetrokken worden. Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om je persoonsgegevens door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde diensten een beroep doen op derden die je persoonsgegevens verwerken. We bezorgen je gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar controle op uit. Het gemeentebestuur en het Welzijnshuis van Middelkerke stellen met deze ‘verwerkers’ een verwerkersovereenkomst op waarin duidelijke afspraken worden gemaakt met betrekking tot het beschermen van gegevensverwerkingen en dit volgens de vereisten van de AVG/GDPR.

Buiten de EU

We geven je persoonsgegevens in principe niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte. We doen dat mogelijk wel indien we gebruikmaken van een cloud service provider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat je gegevens worden beschermd, zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regering.

Publiceren van beeldmateriaal

Het gemeentebestuur en het Welzijnshuis van Middelkerke nemen regelmatig foto’s of maken films tijdens activiteiten of evenementen van het gemeentebestuur of het Welzijnshuis. Onze medewerkers doen dit zelf of we maken hiervoor gebruik van (professionele) fotografen.  

Voor het nemen en publiceren van niet gerichte beelden is geen toestemming nodig. Niet gerichte beelden zijn algemene sfeerbeelden, dus niet bedoeld om één of enkele personen duidelijk in beeld te brengen. Deze foto’s en/of films worden gepubliceerd op de website en sociale media van het gemeentebestuur van Middelkerke of het Welzijnshuis. Ook in allerhande publicaties zoals brieven, folders, brochures, mapjes worden foto’s gebruikt. We gaan ervan uit dat je geen bezwaar hebt tegen het publiceren van algemene sfeerbeelden die te maken hebben met activiteiten en evenementen van het gemeentebestuur en het Welzijnshuis.

Voor het nemen en publiceren van gerichte beelden, dit zijn beelden waarbij een persoon of enkele personen duidelijk en herkenbaar in beeld worden gebracht, is je toestemming nodig. Op het moment dat je je bewust en herkenbaar laat fotograferen door de fotograaf gaan we ervan uit dat je geen bezwaar hebt tegen de beeldopname(s). Je hebt steeds de mogelijkheid om tijdens de activiteit of het evenement de fotograaf aan te spreken en kenbaar te maken dat je niet wil gefilmd of gefotografeerd worden of dat je beeldmateriaal wordt gepubliceerd. De beeldopnames gebeuren steeds met respect voor wie op de beelden staat.

Mocht je toch bezwaar hebben, dan kun je dit meedelen per mail naar DPO@middelkerke.be. We zullen het bezwaar respecteren en je beeldmateriaal verwijderen. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt.

Gegevens van jongeren?

Persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar verwerkt het gemeentebestuur of het Welzijnshuis enkel en alleen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Indien het kind jonger dan 13 jaar deze schriftelijke toestemming niet kan voorleggen, kan hem of haar op elk ogenblik (verdere) verwerking van de persoonsgegevens worden ontzegd. Dat wil zeggen dat de jongere hierdoor bijvoorbeeld niet kan deelnemen aan een wedstrijd of inschrijven voor een evenement.

We vragen aan de ouders of wettelijke vertegenwoordigers om:

• betrokken te zijn bij de activiteiten van je kind(eren) op onze website(s) en samen onze privacy policy door te nemen;
• expliciete toestemming te verlenen bij het bezorgen van hun persoonsgegevens aan ons bestuur.

Hoe lang worden je gegevens bewaard?

De algemene regel geldt dat persoonsgegevens maar zolang (mogen) bewaard worden als noodzakelijk is om de diensten te verlenen waarvoor ze nodig zijn. Dus zolang je gebruik maakt van onze diensten worden jouw persoonsgegevens bewaard of zolang de wet dat voorschrijft.

Bewaartermijn die wij hanteren

We wensen je niet voortdurend om je gegevens te vragen en daarom bewaren we je persoonsgegevens gedurende maximaal 3 jaar na het laatste gebruik. Na verloop van die termijn worden de persoonsgegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bewaartermijn voor vrije sollicitaties

Bij een vrije sollicitatie bewaren we je persoonsgegevens gedurende maximaal 2 jaar na het indienen van je vrije sollicitatie. Na verloop van die termijn worden de persoonsgegevens verwijderd.

Welke rechten heb je?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt ervoor dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van je persoonsgegevens.

Je hebt het recht om:

• jouw gegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken;
• jouw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid);
• jouw gegevens te (laten) verbeteren (rectificatie);
• jouw gegevens te (laten) wissen;
• de verwerking van jouw gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens.

Recht op intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens in te trekken, indien de rechtsgrond van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens of je hebt inbreuken vastgesteld kun je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
TEL: +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Hoe kun je je rechten uitoefenen?

Je kunt je rechten op verschillende manieren uitoefenen:

• je kunt via het bijbehorende formulier een aanvraag indienen;
• je kunt een mail sturen naar dpo@middelkerke.be;
• je kunt je verzoek ook per brief opsturen naar Data Protection Officer, Spermaliestraat 1, 8430 Middelkerke.

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. We vragen wel een bewijs van je identiteit, zodat we zeker zijn dat we jouw persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Je rechten gebruiken kost je normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kunnen we je toch een vergoeding vragen of je verzoek weigeren.

Lees eerst het overzicht van je rechten na op de pagina rechten van de betrokkene, zodat je op de hoogte bent van eventuele beperkingen. Bijvoorbeeld: vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om vergeten te worden.

Vragen, opmerkingen of klachten

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over je privacy? Neem dan contact op met de Data Protection Officer van het gemeentebestuur en het Welzijnshuis:

per mail  via DPO@middelkerke.be;

per brief via Data Protection Officer, Spermaliestraat 1, 8430 Middelkerke.

Wijziging privacy policy

Het gemeentebestuur Middelkerke en het Welzijnshuis behouden zich het recht om de privacy policy aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.